Тип проекта: Настройка бизнес-процесса согласования договоров в Битрикс24
Результат: единственная версия документа на каждом этапе, сроки согласования сокращены, проект запущен за 2 недели
Ситуация
Завод компьютерной техники пришёл к нам не с жалобой на систему Битрикс24. Система была в порядке. Проблема была в том, как её использовали. Точнее, как не использовали.
Согласование договоров шло через задачи. Инициатор создавал задачу, прикреплял Word-файл, писал в комментарии. Коллеги скачивали, правили, загружали свои версии. Параллельно — переписка в тех же комментариях. К финальному подписанию одна задача накапливала до 200 сообщений, и найти в них актуальную версию договора было отдельным квестом.
Договоров при этом существовало несколько: тот, что скачал юрист, тот, что исправил финансист, и тот, который инициатор отправил директору три дня назад. Какой из них финальный — никто не был уверен. Дополнительный раздражитель: у завода коробочная версия «Битрикс24». Каждый промежуточный файл — это физически занятое место на диске. Сотни черновиков, которые никому уже не нужны, но лежат.
Что мы сделали
Задача звучала чисто: создать бизнес-процесс согласования договоров. С ролями, маршрутом, точками контроля и единственной актуальной версией документа на каждом этапе. За 2 недели.
1. Запуск процесса
Инициатор загружает договор и материалы не в задачу и не в чат, а непосредственно в бизнес-процесс. С этого момента документ живёт в системе, а не на рабочих столах сотрудников.
2. Точка входа
Руководитель инициатора подтверждает необходимость согласования и назначает участников. Исключён запуск хаотичной переписки «мимо кассы».
3. Юридический контроль
Юристы проверяют договор, оценивают контрагента, вносят правки. При отклонении процесс явно возвращается на доработку без расшифровки сотен комментариев.
4. Финансовый анализ
Финансовый отдел анализирует условия оплаты и стоимость. Согласование или правки фиксируются в системе.
5. Финальное решение
Генеральный директор принимает решение по итоговой версии. Каждый этап имеет уведомление, дедлайн и явный статус.
6. Завершение
Инициатор получает подтверждение, система архивирует итоговую версию, процесс закрывается.
Результат
Итог
Если у вас «Битрикс24» уже стоит, но бизнес-процессы не настроены — это нормальная ситуация, с которой к нам приходит большинство клиентов. Настройка под конкретный маршрут согласования занимает от 1 до 3 недель.
Расскажите нам вашу задачу — и мы разберём её вместе, настроим прозрачный маршрут и вернём время, которое раньше уходило на поиск «правильной» версии документа.
Настроим прозрачный маршрут согласования договоров в вашем Битрикс24 за 1–3 недели, исключим хаос в версиях и вернём время на работу, а не на поиск файлов
Подробнее