Тип проекта: Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24
Результат: процесс окупился за 3 месяца, ручная переписка и бумажный документооборот устранены
Как всё работало сначала
Бумажные чеки, которые теряются. Заявки, уходящие в личку руководителю. Кадры, узнающие о командировке постфактум. Именно так выглядел процесс до автоматизации.
Сотрудник писал руководителю в мессенджер, получал устное «ок», шёл к АХО, напоминал кадрам про приказ. После возвращения собирал чеки, нёс в бухгалтерию. Каждое звено работало само по себе. Никакой общей истории поездок не было. АХО тратило время на десятки уточняющих вопросов, кадры оформляли приказы постфактум, бухгалтерия зависела от физических носителей.
Системной проблемы никто не видел, пока не посчитал, сколько часов в неделю на это уходит у каждого участника.
Что нужно было сделать
Один процесс, одна точка входа, автоматические задачи по отделам. Без дублирующих переписок, без бумаги, без «напомни кадрам». Под капотом это означало: два сценария (однодневные и многодневные командировки), цепочку согласований, автоматическую постановку задач в АХО, кадры и бухгалтерию — и централизованное хранение всех документов прямо в Битрикс24.
Как устроен процесс сейчас
Сотрудник открывает Битрикс24, запускает бизнес-процесс «Командировка» и заполняет одну форму. Дальше система работает сама:
1. Запуск и согласование
Заявка уходит руководителю не в личку, а в задачу с дедлайном. Он одобряет или отклоняет прямо там же, без звонков и чатов.
2. Автоматизация для АХО
АХО получает готовую задачу на бронирование с городом, датами и категорией номера. Ничего переспрашивать не нужно.
3. Оформление приказа
Кадры получают задачу на приказ. Когда документ готов, нажимают одну кнопку, и процесс идёт дальше.
4. Возврат и расчёты
Система ставит задачу загрузить чеки на диск. Для многодневных поездок автоматически создаются задачи на возмещение и суточные.
Результаты
Три месяца — и процесс окупился. Если смотреть по отделам:
Что важно понять из этого кейса
Автоматизация командировок не про технологии. Это про то, что один человек каждую неделю тратит 40 минут на переписку, которая вообще не должна существовать. Умножьте на всех участников, на количество поездок, на 12 месяцев — и получите цифру, которая неприятно удивляет.
Мы решаем именно такие задачи: берём хаотичный, но привычный процесс, разбираем по шагам и собираем заново так, чтобы он работал без ручного контроля.
Разберём ваши внутренние процессы, уберём ручной контроль и настроим автоматизацию командировок за 1–2 недели
Подробнее