Тип проекта: Автоматизация финансовых процессов в Битрикс24
Результат: согласование счетов ускорено на 30%, контроль крупных платежей встроен, кассовые разрывы устранены
Ситуация
Каждый вторник и каждую пятницу — платежные дни. В эти дни финансовый отдел работал по утомительному сценарию: собрать счета из почты, найти их в мессенджерах, позвонить тем, кто забыл напомнить, проверить согласования, открыть Excel, убедиться, что сумма запланирована. А потом перепроверить, вдруг что-то потерялось.
Мы посмотрели на процесс и поняли: компания не в кризисе, она просто переросла свои инструменты. Регламент был написан, когда счетов было двадцать в месяц. Теперь их в несколько раз больше, а система осталась прежней.
Что шло не так
Диагностика выявила пять точек боли. Каждая в отдельности терпима. Вместе — системный затор.
1. Нет базы поставщиков
Реквизиты вносились вручную каждый раз. Один контрагент мог существовать под тремя написаниями. Поиск платежей по нему — задача на полчаса с Excel и крепкими нервами.
2. Финотдел работал вслепую
До платежного дня никто не знал, сколько счетов висит на согласовании и на какую сумму. Кассовый разрыв возникал из-за нехватки времени, а не денег.
3. Счета терялись системно
В почте, мессенджерах, папке «разобрать потом». Напоминания съедали время у отправителя, руководителя и финотдела.
4. Крупные платежи без контроля
Счёт на 300 тысяч мог пройти в обычной цепочке. Генеральный директор узнавал об этом постфактум, просто потому что так сложилось.
5. Документы на ходу
Закрывающие документы запрашивались без системы. Письмо терялось в переписке, никто не отвечал за результат.
Как мы это решили
Мы не строили новую систему с нуля, а доработали бизнес-процесс в Битрикс24, который уже был. Просто довели его до рабочего состояния.
1. Справочник контрагентов
При создании заявки поставщик выбирается из списка. Новый добавляется по ИНН, реквизиты подтягиваются автоматически. Дубли и ошибки исключены.
2. Авто-согласование по сумме
До 100 000 ₽ — согласует руководитель и уходит в финотдел. Выше — автоматически подключается генеральный директор. Без исключений.
3. Канбан для финотдела
Все заявки по стадиям: от создания до оплаты. Суммы видны в реальном времени. История согласований и комментариев внутри карточки. Статус с первого взгляда.
4. Постоплатный контроль
После оплаты система ставит задачу запросить акт и СФ. Если настроен ЭДО — этап пропускается. Нет документов — заявка не уходит в архив.
5. Архив без Excel
Все завершённые заявки в едином архиве с поиском по поставщику, проекту или сотруднику. Выгружать таблицы больше не нужно.
Что изменилось
Итог
Это не революция. Это наведение порядка там, где он давно был нужен. Битрикс24 умеет автоматизировать такие процессы. Главное — правильно настроить их под конкретную компанию, а не использовать систему как дорогую записную книжку.
Если финансовый отдел тратит время на то, чтобы просто понять, где находится счёт — расскажите нам о задаче. Разберемся быстро.
Настроим прозрачные маршруты согласования платежей, уберём ручные напоминания и вернём финансовому отделу время на аналитику
Подробнее