Ситуация
Исходные проблемы клиента:
Ручной ввод всех документов поступления (УПД, актов).Отсутствие контроля за ценами поставщиков (частые ошибки в УПД).Полные возвраты товара при частичном браке (невозможность точечного возврата по коду маркировки).Например, при приемке 5 блоков сигарет (1 с поврежденным кодом) пришлось вернуть всю партию, так как не могли идентифицировать проблемный код.
Задача
Провести аудит, выявить проблемы и предложить их решение.
Что и как было сделано
В результате аудита выявлены системные нарушения учета, ведущие к финансовым потерям и рискам проверок.
Проблемы, выявленные при аудите
Ручной поиск номенклатуры по штрих-кодам, приводил к потере времени до 40 часов в месяц на ввод данных.Переплаты из-за некорректных цен в УПД: до 150 тысяч рублей потерь ежемесячно. Возврат целых партий вместо бракованных единиц, приводил к дополнительным затратам на логистику. Расхождения в первичных документах ведут к рискам налоговых претензий.
Решения
Техническая часть:
- Интеграция Контур.Диадок с 1С
- Автоматическое создание документов прихода
- Контроль цен согласно договорам
- Настройка ТСД для маркировки:
- Сканирование кодов при приемке
- Формирование актов расхождений с указанием конкретных КИЗ
- Доработка 1С:
- Блокировка приемки при отклонениях цен
- Автоматические уведомления о расхождениях
Результат
Операционные улучшения:
Сокращение времени приемки с 3 часов до 30 минут на партию.
Точечные возвраты (теперь возвращают только бракованные единицы).
Сокращение времени приемки с 3 часов до 30 минут на партию. Точечные возвраты (теперь возвращают только бракованные единицы).Финансовый эффект:
Экономия 1,2 млн. руб/год за счет:
Отсутствия переплат.
Снижения логистических затрат. Уменьшения списаний.Кадровые изменения:
Высвобождение 1,5 штатных единиц бухгалтерии. Снижение ошибок при приемке на 95%.
Автоматизация приемки окупится в среднем за 3 месяца. Теперь компания видит реальную себестоимость, а не «среднюю температуру по больнице».