Ситуация:
К нам обратился клиент — завод компьютерной техники. Несмотря на наличие установленной системы «Битрикс24», ее возможности не были использованы в полной мере. К примеру, компания не пользовалась функцией создания бизнес-процессов. В частности, согласование договоров не было автоматизировано и осуществлялось вручную.
Процесс согласования договоров свелся к созданию задач, где в комментариях сотрудники обсуждали и вели подготовку документов. Это привело к формированию хаотичных чатов в комментариях к задачам, где накапливалось до 200 сообщений, что значительно затрудняло контроль за процессом.
Ситуация усложнялась тем, что сотрудники обменивались договорами в формате MS Word, создавая временные файлы и не редактируя документы непосредственно в «Битрикс24». Каждый загружал свою версию, что нарушало актуальность информации и приводило к путанице: кто-то загружал файл, кто-то его скачивал и редактировал, в то время как другие отправляли свои версии. В результате, вместо работы с единственным актуальным документом, возникало множество правок и дублирующих файлов. Проблема долгое время никак не решалась.
Кроме того, так как использовалась коробочная версия «Битрикс24», генерация временных файлов, которые не имели практической ценности, создавала дополнительные сложности с хранением данных.
Задача:
Создать в «Битрикс24» новый бизнес-процесс для того, чтобы обеспечить эффективное и своевременное согласование договоров между различными сторонами. Это значит, что процесс согласования договоров должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить:
· Быстрое и эффективное взаимодействие между различными участниками процесса согласования.
· Четкое определение ролей и ответственности каждого участника процесса.
· Прозрачность и доступность информации о текущем статусе согласования для всех заинтересованных сторон.
· Минимизацию временных задержек и устранение узких мест в процессе согласования.
· Соблюдение всех необходимых юридических и регуляторных требований при согласовании договоров.
· Автоматизацию и оптимизацию процесса с использованием соответствующих инструментов и технологий.
Сроки реализации: 2 недели
Что и как было сделано:
Для автоматизации процесса согласования договоров в «Битрикс24» был разработан новый бизнес-процесс, включающий четко определенные роли и последовательность действий участников.
Инициатор согласования договора:
Инициатор запускает процесс, собирая и подготавливая все необходимые документы и информацию для согласования. Это позволяет обеспечить полное и корректное представление данных с самого начала.
Руководитель инициатора:
Руководитель подтверждает необходимость согласования договора и назначает ответственных сотрудников. Он контролирует выполнение задач и следит за тем, чтобы процесс согласования проходил в срок.
Юридический отдел:
Юридический отдел проверяет договор на соответствие законодательству и юридическим требованиям. Он оценивает благонадежность клиента, вносит правки и предлагает изменения, которые могут потребовать повторного согласования.
Повторное согласование договора:
Если юридический отдел отменяет согласование, инициатор и другие участники обсуждают внесенные изменения и принимают окончательное решение о согласовании договора.
Финансовый отдел:
Финансовый отдел анализирует условия договора, включая стоимость и сроки оплаты. Он предоставляет рекомендации и согласовывает финансовые аспекты, что обеспечивает прозрачность и понимание всех финансовых условий.
Генеральный директор:
Генеральный директор принимает окончательное решение о согласовании финальной версии.
Инициатор согласования договора (повторно):
После подписания договора инициатор получает подтверждение и завершает процесс, фиксируя окончательное согласование.
Таким образом, внедрение данного бизнес-процесса в «Битрикс24» позволяет значительно повысить эффективность и прозрачность процесса согласования договоров, минимизируя временные задержки и улучшая взаимодействие между участниками.
Результат
Внедрение нового бизнес-процесса для автоматизации согласования договоров в «Битрикс24» принесло значительные улучшения в работе завода компьютерной техники.
Четкий порядок согласования.
Внедрение алгоритма согласования установило роли и последовательность действий для всех участников. Это способствовало соблюдению четкого порядка согласования, что повысило прозрачность процесса.
Устранение путаницы с версиями.
Благодаря автоматизации процесса согласования, сотрудники начали работать только с одной актуальной версией файла. Это исключило ситуации с дублированием документов и путаницей в версиях, и снизило вероятность ошибок.
Оптимизация хранения данных.
Сокращение объема временных файлов и неактуальных документов позволило уменьшить занимаемое место на диске. Это значительно упростило управление данными.
Сокращение сроков согласования.
Внедрение бизнес-процесса позволило значительно сократить время, необходимое для согласования. Это обеспечило более быструю реакцию на запросы и улучшило взаимодействие между участниками процесса.
Внедрение «Битрикс24» — это просто, быстро и качественно. Наши эксперты обеспечат профессиональную настройку и поддержку, чтобы вы могли максимально эффективно использовать все возможности этой платформы.