Ситуация:
Сотрудники компании регулярно ставили задачи IT-отделу на автоматизацию процессов или доработки в 1С, Битрикс24 и других системах. Казалось бы, логично фиксировать такие задачи в Битрикс24, но на практике это привело к хаосу:
Каждая задача на разработку создавалась как обычная задача в системе, без структуры, привязки к документации или контроля качества.
После закрытия задачи невозможно было восстановить историю: кто делал, какие правки вносились, где хранятся файлы.
Не было единого реестра выполненных работ, из-за чего сложно отслеживать историю изменений.
Задачи терялись среди сотен других, а поиск нужной информации превращался в рутину.
Документация (ТЗ, инструкции, регламенты) хранилась разрозненно.
Не было контроля выполнения: исполнители закрывали задачи без проверки постановщиком.
В результате компания столкнулась с необходимостью сделать управление внутренними разработками системным, структурным и прозрачным.
Задача
Требовалось эффективное управление внутренними разработками. Необходимо было разработать единое решение, которое:
Автоматизирует процесс управления разработками.
Обеспечит контроль качества на каждом этапе.
Сохранит всю историю изменений.
Что и как было сделано
Было принято решение разработать автоматизированный бизнес-процесс в Битрикс24, который:
- Фиксирует запрос на разработку.
- Контролирует каждый этап: от согласования ТЗ до внедрения.
- Обеспечивает хранение документации.
Как это работает
1. Создание заявки
Сотрудник, которому нужна разработка, запускает бизнес-процесс и заполняет карточку заявки:
- Наименование разработки
- Описание
- Подразделение
- Цели
- Обоснование
- Требования к функциональным характеристикам
- Сроки
- Файл с техническим заданием (ТЗ)
2. Обработка заявки и доработка технического задания
- Заявка попадает в раздел «Новые ТЗ» и распределяется между отделами разработки (1С или Битрикс).
- Ответственный переносит карточку в статус «Доработка ТЗ», формируется главная задача проекта.
- Автоматически создается отдельная папка в облаке для хранения ТЗ, инструкций, регламентов.
- Проводится встреча с заказчиком, уточняются детали, при необходимости ТЗ дорабатывается и согласовывается.
3. Разработка и тестирование
- После согласования ТЗ создается подзадача на реализацию с прикрепленным ТЗ.
- Готовое решение проверяется на тестовом стенде (чтобы избежать ошибок в рабочей среде).
- Заказчик лично проверяет результат и подтверждает выполнение. Без его согласия задача не закрывается. Если есть замечания, задача возвращается на доработку.
4. Внедрение и документация
- После успешного тестирования решение переносится в рабочую среду.
- К проекту прикрепляются: инструкция (как пользоваться) и регламент (кто и при каких условиях применяет доработку).
5. Архивация
- Завершенные проекты попадают в реестр выполненных ТЗ.
- Отклоненные или отложенные заявки сохраняются в архиве непринятых ТЗ.
Результаты
Компания перешла от хаотичного управления разработками к структурированному и контролируемому процессу:
Единый реестр разработок. Теперь все проекты находятся в одной системе, с историей и документами.
Контроль сроков и качества: только заказчик принимает работу, а не исполнитель «сам себе ставит галочку».
Снижение риска потерь: задачи не теряются, даже если прошло несколько месяцев.
Ускорение процессов. Четкие этапы и распределение ответственности сократили время на согласования.
Внедрение автоматизированного бизнес-процесса в Битрикс24 помогло компании навести порядок в управлении внутренними разработками.
Хотите автоматизировать процессы в Битрикс24? Оставьте заявку — поможем внедрить!