Компания Бридж Групп одна из первых в отрасли внедрила digital-решения в учетные процессы. У нас даже бухгалтеры с первичкой давно могут работать в онлайн-формате. Для коммуникаций, постановки задач и контроля всех бизнес-процессов используется Битрикс24. А вот кадровые процессы до определенного времени велись вручную. Это было крайне неудобно, особенно если учесть, что в компании есть филиалы в других городах и множество сотрудников работает удаленно. Процессы найма, адаптации и увольнения сотрудников отнимали много времени и ресурсов. Встал вопрос о внедрении КЭДО, но не отдельной системы, так как это могло привести к дополнительным сложностям.
Автоматизировать все этапы управления кадровыми процессами: реализовать проект по внедрению КЭДО в Бридж Групп силами нашей команды IT-специалистов.
Что сделали и как это работает:
1. Автоматизирован подбор новичков.
Теперь руководитель, которому в команду нужен определенный специалист, может оформить заявку на него прямо в системе, интегрированной с hh.ru. Отклики загружаются и систематизируются автоматически. Настроенные фильтры позволяют обойтись без ручной сортировки. Каждый этап прозрачен и зафиксирован в системе. Потеря информации исключена. На картинке ниже видно, как фиксируется каждая стадия выполнения задач на всех этапах.
2. Автоматизирован процесс оформления.
То есть полностью автоматически поступают все задачи, от подготовки рабочего места до сбора необходимых документов, которые сотрудник может подписать цифровой подписью. На рисунке можно увидеть, как выглядит карточка работника.
3. Автоматизирован процесс адаптации.
Знакомство с командой и процесс обучения инициируются отдельными задачами. А ответственные за онбординг сотрудника могут контролировать процесс и помогают, если нужно. На картинке видно, как выглядит воронка HR.
4. Автоматизирован процесс прохождения испытательного срока.
Все это время сотруднику автоматически поступают задачи и назначаются контрольные встречи. Все результаты фиксируются: ничего не пропадет. На картинке видно, как выглядит задача по подведению итогов испытательного срока.
5. Автоматизированы все кадровые процессы.
Весь период работы сотрудника любые коммуникации ведутся в Битриксе, другие мессенджеры не используются. На картинке видно, что все собирается в одном месте.
6. Автоматизирован процесс увольнения.
Все документы остаются в системе: если нужно, данные легко восстановить.
7. Тестируется интеграция КЭДО с 1С:ЗУП.
В результате не нужно будет вводить документы руками в каждую систему, а сформировать только в одной: во второй он появится автоматически. На картинке карточка сотрудника, где можно найти информацию по отпускам и расчетам.
Результат:
Сотрудники, перешедшие на КЭДО, оценили преимущества работы в системе. Подписать любой документ теперь можно за минуту. Даже вновь пришедшим коллегам теперь удается полноценно влиться в рабочий ритм всего за две недели, что позволяет быстрее включиться в проекты и более эффективно работать. Для сравнения раньше процесс онбординга занимал два месяца. Рада переменам и компания.
Поиск и найм сотрудников перестал быть рутиной, все автоматизировано и теперь эти процессы занимают на треть меньше времени, чем раньше. Кроме того, компании удалось сократить ненужные расходы, связанные с обменом документами. Ну и, что очень важно, больше ни один документ не потеряется – все есть в системе, которая обеспечивает безопасность данных.