Иногда к нам приходят не с вопросом «как настроить», а с вопросом «что вообще здесь происходит». Именно так начался этот проект.
Клиент — розничная компания, торгующая табаком, никотинсодержащими товарами, молочной продукцией, водой и безалкогольными напитками. С 2019 года маркировка в «Честном знаке» жила своей жизнью: коды заводились, товар уходил, а учёт никто не сверял. К моменту, когда к нам обратились, в системе накопилось 500 000 кодов. И никто точно не понимал, сколько из них реально существует на складе, а сколько давно истекло, потерялось или было продано без отметки.
Что мы увидели на входе
Первые же дни аудита показали: это не «небольшой беспорядок». Это системная проблема, которая копилась пять лет.
Среди полумиллиона кодов — товары с истёкшим сроком годности, коды от выбывших позиций, дубли и «висяки» без привязки к реальным остаткам. Точное списание в таких условиях невозможно: 1С показывает одно, «Честный знак» — другое, склад — третье. Учёт превратился в три параллельные реальности, которые не пересекались.
Как мы работали
Мы разбили работу на три этапа — и не потому что так красиво выглядит в презентации, а потому что делать всё сразу в таком масштабе невозможно.
Аудит базы
Полная выгрузка из «Честного знака», категоризация кодов по статусам: активные, просроченные, неидентифицируемые. Ручная и аналитическая работа: найти «мёртвые» коды и понять причины их появления, чтобы не воспроизвести ситуацию через год.
Техническая доработка
Настроили модуль автоматической инвентаризации и разработали три типа отчётов: по просроченным кодам, по товарам с истекающим сроком и по расхождениям между учётными системами. Теперь отдел учёта видит проблему до того, как она становится штрафом.
Процессы
Внедрили регламент ежеквартальной инвентаризации и провели обучение ответственных сотрудников на реальных данных клиента, с разбором кейсов из его же базы.
Что получилось
Цифры итога говорят сами за себя:
Каждое списание задокументировано и закрыто по регламенту: при любой проверке у клиента есть полное обоснование. База стала рабочей — её можно использовать для управленческих решений, а не только смотреть с тревогой.
Коротко о главном
«Мёртвые» коды в «Честном знаке» — типичная история для компаний, которые внедрили маркировку в 2019–2020 годах и с тех пор не проводили ни одной полноценной инвентаризации. Система принимала данные, коды накапливались, а разрыв между учётом и реальностью рос незаметно. До первой проверки.
Наша рекомендация: проводить аудит базы маркировки минимум раз в квартал. Это занимает несколько часов при правильно настроенной автоматизации — против нескольких месяцев разбора завала и нескольких сотен тысяч рублей штрафов без неё.
Если у вас похожая ситуация или вы просто не уверены в состоянии своей базы, мы поможем разобраться.